在私人公司里，做為一名總經(jīng)理秘書，主要要做些什么工作？又應(yīng)該怎樣做好這份工作呢？還需要注意哪些方面？

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淺談如何做好秘書工作 一、“秘書”概說 什么叫秘書？按照詞典的解釋，曰：“掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機構(gòu)或部門負責(zé)人處理日常工作的人員”。但這只能算作一種傳統(tǒng)的解釋。 在現(xiàn)代社會， 你會發(fā)現(xiàn)，“秘書”一詞,其應(yīng)用的范圍十分廣泛，在各種媒體上，這個詞的出現(xiàn)率極高，可以說每日每時，隨處可見。一些國際組織如聯(lián)合國、亞太經(jīng)合組織、國際貨幣基金組織、北約、歐盟，東盟等設(shè)秘書處; 一些民間組織、行業(yè)協(xié)會消費者協(xié)會、律師協(xié)會、即將成立的中國仲裁協(xié)會等設(shè)秘書處; 許多政黨也設(shè)有秘書處（有的稱書記處）；國家的駐外使領(lǐng)館的外交官也稱“秘書”分為一秘、二秘、三秘；各級政府領(lǐng)導(dǎo)有秘書，公司企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)有秘書，甚至許多私人也有“秘書”．．．。可以說，只要是個機構(gòu)、組織，就會有秘書部門，盡管不一定都叫秘書處。而秘書工作的范圍，也十分地廣泛，許多性質(zhì)并不相同的工作，卻都以“秘書”稱之。因此，對這個太常見、太熟悉的詞下一個準(zhǔn)確統(tǒng)一的定義，反而變得困難了。 然而，有關(guān)秘書的話題還是要討論，這是因為在我們的貿(mào)仲、海仲、調(diào)解中心等部門都設(shè)有秘書處，秘書處是這些仲裁、調(diào)解機構(gòu)的常設(shè)機構(gòu)，它負責(zé)處理日常工作。而我們當(dāng)中的許多人就是“秘書”，每天都在從事著秘書工作。將我們所從事的秘書工作從前述其他的“秘書”們區(qū)分開來，找出自身特點并加以歸納，進而討論一下如何做好我們的秘書工作，應(yīng)該是有必要的。 秘書一詞的來源 1、 一種職務(wù)的名稱，即我們通常所講的秘書工作。 2、 一種官名，中國自秦漢以來，歷代封建王朝均設(shè)有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞、秘書郎等官職，掌握大小官員轉(zhuǎn)呈向皇帝遞交的奏折。宣布皇帝的詔書等。 3、 外交官員的一種，指駐外使館中介于參贊和隨員之間的外交官，分為一秘、二秘、三秘。 4、 宮廷里的藏書，尤指禁書。 5、 宗教迷信里，指巫師、方士對命運吉兇的隱語、預(yù)言。 秘書的類別 1、 從服務(wù)的對象上分： 2、 從所屬部門來分 3、 從具體的工作性質(zhì)分 （1） 文字秘書 （2） 機要秘書 （3） 通訊秘書 （4） 信訪秘書 （5） 事務(wù)秘書 （6） 生活秘書 關(guān)于秘書機構(gòu) （一）各級秘書機構(gòu) 1、 中央機關(guān)的秘書機構(gòu) 2、 省、市、縣機關(guān)的秘書機構(gòu) 3、 基層單位的秘書機構(gòu) （二）各類秘書機構(gòu) 1、 人民解放軍系統(tǒng)的秘書機構(gòu) 2、 企事業(yè)單位秘書機構(gòu) 3、 民主黨派 4、 人民團體 此外，臨時性的秘書機構(gòu)，重大會議，如黨代會、人代會、政協(xié)會等，我們也經(jīng)常辦會，設(shè)會務(wù)組，也屬于臨時性的秘書機構(gòu)。此外，在重大活動中，也要設(shè)臨時性秘書機構(gòu)，如 籌備一場體育運動會，一場文藝演出，也會有秘書處，有的叫會務(wù)組。 二、秘書處的工作性質(zhì) 我們的秘書處，我們的秘書工作，包括貿(mào)仲秘書處、海仲秘書處、調(diào)解中心秘書處、海協(xié)秘書處等，從性質(zhì)上講，都屬于民間機構(gòu)的秘書部門。大體來說有以下幾個方面的特點： 1、 法律性：此點是不言而喻的。我們每天都在從事著與法律有關(guān)的工作，經(jīng)手著與法律有關(guān)的事物。 2、 涉外性：我們所從事的工作是處理大量的涉外仲裁、調(diào)解案件，要經(jīng)常與外國機構(gòu)、外國當(dāng)事人打交道，是對外開放的窗口。 3、 管理性： 秘書人員要協(xié)調(diào)各種關(guān)系，要管理案件程序， 管理各種文檔 ，管理財務(wù)等。從某種意義上講，秘書人員也是管理人員。 4、 服務(wù)性：我們與行政機關(guān)、純審判機關(guān)是不同的，屬于社會中介組織。但它和律師事務(wù)所也有區(qū)別，但總體來說，屬服務(wù)行業(yè)。我們通過接待當(dāng)事人，提供咨詢，解答問題，辦理仲裁、調(diào)解案件等，都體現(xiàn)了工作的服務(wù)性質(zhì)。 只有明確了我們的工作性質(zhì)，明確了我們這種工作在當(dāng)今社會環(huán)境中所處的位置，才能正確掌握好工作方向，才能找到做好工作的途徑和規(guī)律。 談到我們的工作性質(zhì)，我想起了，北京青年報3月9日第15版，有一篇文章題目叫“社會中介組織功能和體制的探索”作者是北京市貿(mào)促會會長姚望，內(nèi)容 在這篇文章的右邊，有一個“編輯點評”，題目為“從準(zhǔn)衙門到社會中介 關(guān)于我們法律部” 三、秘書人員應(yīng)具備的素質(zhì) （一）、基本素質(zhì) 1、 身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。 2、 心理素質(zhì)：要時刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。 3、 思想素質(zhì)：這是更高的一項要求，作為現(xiàn)代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構(gòu)里工作，應(yīng)當(dāng)具有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責(zé)任感。 在現(xiàn)代社會里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說每天的國內(nèi)外形勢，就在我們身邊，就會經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢；明天你的一個朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了；昨天，你的哥們當(dāng)了大官，前天，你的一個熟人因腐敗問題露餡，進去了。。。。。。這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問題的，馬上又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹慎為好！ （二）、業(yè)務(wù)素質(zhì) 1、 理論知識：必須認識到理論學(xué)習(xí)的重要性，一方面要掌握扎實的基礎(chǔ)知識，包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動態(tài)。 2、 實踐經(jīng)驗：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進行經(jīng)驗交流，要多向有經(jīng)驗的人學(xué)習(xí)。 3、 辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。（詳見“四”） （三）、文化素質(zhì) 1、 社會科學(xué) 學(xué)好專業(yè)知識應(yīng)是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故？只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯(lián)來試王的文化，上聯(lián)曰： 江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對之： 塞北一天一地一圣人。 語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學(xué)問究竟有多大？王隨口吟到：天下文章屬三江 三江文章屬吾鄉(xiāng) 吾鄉(xiāng)文章屬吾弟 吾為吾弟改文章。由此，一句對聯(lián)，一首詩完成了招考工作。 2、 自然科學(xué)：仲裁、調(diào)解案件五花八門，常常要涉及自然科學(xué)的有關(guān)知識，如機械設(shè)備，建筑工程，醫(yī)藥化學(xué)等。一方面，我們平時要注意積累；另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學(xué)一學(xué)這方面的知識。 3、 外語：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國當(dāng)事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運用外語。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。 （四）此外，學(xué)會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。 俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。 但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務(wù)正業(yè)”。 四、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù) 工作原則：在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準(zhǔn)則。 工作方法：為了達到工作目標(biāo)而采取的手段和途徑。比如過河: 你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關(guān)鍵是要選擇切實 可行的方法。 工作藝術(shù)：通過運用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法, 順利地完成工作任務(wù)，同時給人以美的感覺和享受。 作為現(xiàn)代社會的秘書人員或管理人員，我們應(yīng)該學(xué)會：堅持工作原則，運用工作方法，講究工作藝術(shù)。為此，我們要做到以下幾點： 1、要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系：包括與本部門的領(lǐng)導(dǎo)之間，同事之間；與仲裁員/調(diào)解員之間的關(guān)系；與當(dāng)事人的關(guān)系，與律師的關(guān)系；與有關(guān)部門的關(guān)系等。 在協(xié)調(diào)與本部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時，要作到尊重領(lǐng)導(dǎo)，維護領(lǐng)導(dǎo)的威信，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作方法、工作風(fēng)格以及工作特點。比如，有的領(lǐng)導(dǎo)邏輯性較強，凡是愛有個前因后果，對這樣的領(lǐng)導(dǎo)就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理；而有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害；而有的領(lǐng)導(dǎo)幽默風(fēng)趣，你也不妨與他（她）開開玩笑。了解領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和特點，目的是為了更好地做好工作。當(dāng)然，在尊重領(lǐng)導(dǎo)的前提下，要敢于提出自己的觀點，要有維護真理的精神。那種對領(lǐng)導(dǎo)一味迎合，無原則地服從，則是不足取的。那樣，會使別人懷疑你的人格、人品，領(lǐng)導(dǎo)也不一定會欣賞這種人。 對待當(dāng)事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風(fēng)，也不要沾染市儈奸猾的習(xí)氣。 對仲裁員/調(diào)解員要尊重，當(dāng)好他們的助手和參謀，但不要越俎代庖。要各司其責(zé)，互相配合，共同把工作做好。 此外，要注意與有關(guān)部門建立和保持良好的工作關(guān)系，如外貿(mào)部門，商檢機構(gòu)，會計師事務(wù)所等。這對于我們搞好工作也是大有好處的。 2、 要掌握理事藝術(shù) （1） 工作要有計劃 長遠計劃：五年、三年、一年 短期計劃：一個月、一個星期、每一天 （2） 養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣：今日事今日畢，能馬上辦的決不要等一會兒再辦；一件事情要一抓到底，不要半途而廢。目標(biāo)明確，有始有終。 （3） 始終把握工作的中心：工作安排要主次分明，不能“眉毛胡子一把抓”。重要的事先辦，急事先辦，及時處理；對大事要高度重視，一抓到底，而相對來說不太重要的事則可以放后緩辦。 3、 要有較高的說、寫能力， 即語言表達能力和文字寫作功夫， 這也是做好秘書工作必須具備的。 我們在實際工作中，都體會到，秘書工作涉及到的關(guān)系方方面面，既有人，又有事，千頭萬緒，林林總總。然俗語到：“千條線，一根針”，我們就是這根“針”，運用得好，你會有條不紊，游刃有余；運用不好，你會手忙腳亂，焦頭爛額。 四、秘書人員的紀(jì)律要求 任何一種組織，都有自己的組織紀(jì)律，作為一個從事法律工作 的機構(gòu)，更應(yīng)該如此。 現(xiàn)在，貿(mào)仲、海仲和調(diào)解中心都有自己的“秘書人員工作守則”，它對秘書人員提出了具體的要求，這就是我們的紀(jì)律，每一條都應(yīng)自覺遵守。各個“守則”雖然在內(nèi)容上各有特點，但從要點上看，大體上可分為三個方面： 1、 忠于職守，愛崗敬業(yè) 2、 秉公辦事，廉潔自律 3、 保密制度，嚴格遵守 其具體內(nèi)容是不言自明的，無須再作解釋，只是對我們每一個做秘書的來說，要時刻提醒自己，嚴格遵守這些紀(jì)律。 在當(dāng)今社會，在知識經(jīng)濟的今天，人的現(xiàn)代化素質(zhì)，是一個人，一個單位，乃至一個國家生存與發(fā)展的決定性因素。一個單位是否具有競爭力，取決于這個單位工作人員整體素質(zhì)的提高。在我們這種單位，秘書人員的工作十分重要，秘書人員既是業(yè)務(wù)人員，也是管理人員，秘書人員的素質(zhì)及其工作效率，直接影響到整個單位的形象及其在市場經(jīng)濟環(huán)境中的競爭力。因此，一方面，秘書人員要注意不斷提高自身的素質(zhì)和辦事效率；另一方面，領(lǐng)導(dǎo)人員要注意對智力資源的不斷開發(fā)，對知識含量的不斷充實以及對人才資源的合理配置。